Datenschutz.

Zahlung und Abonnement über Stripe

Die kostenlose 14-Tage-Testregistrierung benötigt weder einen Stripe-Checkout noch Zahlungsdaten. Eine Zahlung wird erst bei einer gesonderten bewussten kostenpflichtigen Buchung eingerichtet.

Für Paketbuchungen und wiederkehrende Zahlungen verwenden wir Stripe. Firmenname, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Tarif, Beträge sowie Kunden- und Vertragskennungen werden an Stripe übermittelt. Zahlungsdaten gibst du auf der von Stripe bereitgestellten Zahlungsseite ein. Kollege erhält Zahlungs- und Abonnementstatus sowie zugehörige Referenzen, keine vollständigen Kartennummern. Betriebliche Aufträge, Dokumente und Mitarbeiterakten werden für diesen Vorgang nicht an Stripe übertragen.

Die Verarbeitung dient der Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise der Betreuung betrieblicher Ansprechpartner nach lit. f und gesetzlichen Abrechnungspflichten nach lit. c. Stripe verarbeitet Daten je nach Zweck als Auftragsverarbeiter oder eigenständig Verantwortlicher, etwa zur Betrugsbekämpfung und Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten. Dabei können internationale Übermittlungen stattfinden. Einzelheiten zu Gesellschaften, Empfängern, Übermittlungsgarantien, Speicherdauer und Rechten stehen in der Datenschutzerklärung von Stripe und der Datenverarbeitungsvereinbarung. Es werden nur die auf der Zahlungsseite tatsächlich angebotenen Zahlungsmethoden verwendet.

Verantwortlicher und Kontakt

Andreas Wiesnau · Wiesnau Digital
Im Heidewinkel 1
49594 Alfhausen
Deutschland

E-Mail: Andreas@wiesnau.de
Telefon: 01575 1709950

Diese Hinweise gelten für kollege-app.de, die dort bereitgestellte Kollege-Anwendung und unsere Kommunikation zu diesem Angebot. Für Datenschutzanliegen nutze bitte Andreas@wiesnau.de.

Unsere Rolle und die Rolle deines Betriebs

Für den Betrieb der Webseite, eigene Interessenten- und Vertragsverwaltung, Abrechnung unserer Leistungen sowie die Sicherheit unserer Plattform ist Wiesnau Digital verantwortlich. Bei Ansprechpartnern eines Firmenkunden verarbeiten wir Kontaktdaten zur Betreuung der Geschäftsbeziehung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei dir als unmittelbarem Vertragspartner auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für die betrieblichen Inhalte, die eine Firma in Kollege erfasst – etwa Kunden, Beschäftigte, Arbeitszeiten, Angebote oder Rechnungen – bestimmt diese Firma Zwecke und Rechtsgrundlagen. Wiesnau Digital verarbeitet diese Inhalte im Auftrag und nach Weisung der Firma. Dafür ist die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung vorgesehen. Als Beschäftigter, Kunde oder Lieferant eines Kollege-Nutzers erhältst du die Informationen zu dessen Verarbeitung von dem jeweiligen Betrieb. An ihn kannst du dich auch mit Auskunfts- oder Löschanliegen zu diesen Daten wenden. Wir unterstützen den Betrieb dabei.

Webseitenaufruf, Hosting und Sicherheit

Beim Aufruf werden IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse, technische Browser- und Verbindungsinformationen verarbeitet, um die Seite auszuliefern und Angriffe oder Fehler zu erkennen. Hostinganbieter ist STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland. Die Anwendung und ihre Datenbanken werden auf einem STRATO-Server in Deutschland betrieben. STRATO stellt die technische Infrastruktur bereit und kann im Rahmen dieser Leistung Empfänger personenbezogener Daten sein.

Rechtsgrundlage für Auslieferung und Schutz der Webseite ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unsere berechtigten Interessen sind ein sicherer und funktionsfähiger Dienst. Die reguläre Zugriffsprotokollierung des Webservers ist deaktiviert. Fehlerprotokolle können insbesondere IP-Adressen und technische Anfragedaten enthalten. Nicht leere Fehlerprotokolle werden täglich rotiert; es werden sieben Rotationen vorgehalten. Zur Abwehr massenhafter Formularanfragen werden IP-Adressen außerdem vorübergehend im Arbeitsspeicher verarbeitet.

Vormerkung für den Produktstart

Das Formular erfasst Firmenname und E-Mail-Adresse sowie freiwillig Name und Teamgröße. Zusätzlich speichern wir Zeitpunkt, Vorgangsreferenz, technische Kennungen zur Vermeidung doppelter Vorgänge und die Fassung der erteilten Einwilligung. Die Daten dienen ausschließlich der Bearbeitung deiner Vormerkung und der gewünschten Kontaktaufnahme per E-Mail zu Verfügbarkeit und Einstieg. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne sie wird keine Vormerkung angelegt. Die Vormerkung ist freiwillig und schließt kein Abonnement ab.

Die Einträge liegen in einer geschützten Datenbank. Ohne anschließende gesonderte Vereinbarung entfernt der tägliche Bereinigungslauf Vormerkungen, die älter als 90 Tage sind. Du kannst früher eine Löschung verlangen und deine Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, insbesondere per E-Mail an Andreas@wiesnau.de. Die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt unberührt. Nach dem Absenden senden wir eine E-Mail mit einem 48 Stunden gültigen Bestätigungslink. Erst deine ausdrückliche Bestätigung auf der verlinkten Seite vermerkt die E-Mail-Adresse als bestätigt. Wir speichern hierfür einen nicht umkehrbaren Prüfwert, die Gültigkeitsdauer sowie den Bestätigungszeitpunkt zur jeweiligen Vormerkung. Außerdem wird Wiesnau Digital über neue Anfragen per E-Mail informiert. Der Versand erfolgt über STRATO; die Bestätigung schließt kein Abonnement ab.

Anfragen und Vertragsverwaltung

Bei E-Mails, Anrufen und anderen Anfragen verarbeiten wir deine Kontaktdaten, den Inhalt und gegebenenfalls die Daten des vertretenen Betriebs, um dein Anliegen zu beantworten. Für vorvertragliche oder vertragliche Anfragen eines Vertragspartners gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für andere sachbezogene Anfragen unser berechtigtes Interesse an ihrer Beantwortung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bei einer gesonderten freiwilligen Einwilligung gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Zur Verwaltung eines Softwarevertrags benötigen wir insbesondere Firmen- und Rechnungsdaten, Ansprechpartner, gewählten Tarif, Benutzerplätze, gebuchte Module, Vertragsänderungen und Zahlungsstatus. Vertragserfüllung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, gesetzlich erforderliche Buchführung und Aufbewahrung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Nachrichten werden nicht für einen allgemeinen Werbeverteiler verwendet, wenn du dem nicht gesondert zugestimmt hast. Wenn wir eine gesetzlich erlaubte Bestandskundenwerbung einsetzen, informieren wir dabei ausdrücklich über die jederzeitige Widerspruchsmöglichkeit.

Benutzerkonto, Anmeldung und Protokolle

Für einen Zugang werden unter anderem Name, E-Mail-Adresse, Firmenzuordnung, Rolle, Berechtigungen und Kontostatus verarbeitet. Angaben eines eingeladenen Benutzers können von seinem Firmenadministrator stammen. Die Anmeldung läuft über den auf unserem Server betriebenen Anmeldedienst Keycloak. Passwörter werden nicht im Klartext als Benutzerpasswort gespeichert. Bei Mehrfaktor-Anmeldung werden die für die Verifikation erforderlichen Sicherheitsdaten verarbeitet.

Sitzungskennungen, Gültigkeitszeiten und sicherheitsbezogene Ereignisse helfen, unbefugten Zugriff zu verhindern. Fachliche Änderungsprotokolle dokumentieren, wer einen Vorgang im Firmenbereich bearbeitet hat. Die Protokolle dienen der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit; sie sind kein allgemeines Tracking über fremde Webseiten. Der Plattformschutz beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Verwaltung betrieblicher Berechtigungen und fachlicher Protokolle erfolgt im Auftrag des jeweiligen Firmenkunden.

Daten in der Anwendung

Je nach verwendeten Funktionen verarbeitet Kollege Stammdaten von Kunden, Lieferanten und Beschäftigten, Kontakt- und Adressdaten, Produkte und Dienstleistungen, Aufträge, Angebote, Arbeits- und Fahrtzeiten, Zeitkonten, Abwesenheiten, Einsatzpläne, Dokumente und Fotos, Aufmaße, Rechnungen, Zahlungen, Material- und Gerätezuordnungen sowie zugehörige Bearbeitungsstände. Nicht jedes Modul verlangt alle diese Daten. Der jeweilige Betrieb entscheidet, welche Funktionen er nutzt und welche erforderlichen Daten er einträgt.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Angaben zu Gesundheit oder Religion, sollten nicht in Freitexten oder Anhängen erfasst werden, wenn sie für den konkreten betrieblichen Zweck nicht erforderlich und rechtlich erlaubt sind. Für die Rechtmäßigkeit von Beschäftigtendaten, Fotos und Angaben Dritter ist der jeweilige Betrieb verantwortlich.

Freigaben, Exporte, Kundenportale und der Versand betrieblicher Dokumente können Daten an die vom Betrieb ausgewählten Empfänger übermitteln. Inhalte werden nicht allein durch ihre Speicherung öffentlich. Ein hochgeladener Beleg wird zur technischen Prüfung auf unserem Server verarbeitet; daraus folgt keine Übermittlung an einen externen KI-Dienst.

Cookies und Gerätespeicher

Die öffentliche Webseite verwendet optionale Statistik-Cookies ausschließlich nach deiner Zustimmung, wie im Abschnitt „Freiwillige Besucherstatistik“ erläutert. Externe Werbe-, Karten- oder Videodienste werden nicht eingebunden. Schriftarten und Gestaltung werden vom eigenen Server geladen. Preisrechner und Produktvorschau laufen im Browser ohne Übermittlung ihrer Eingaben an einen Analysedienst.

Speicherung und Zugriff, die für eine ausdrücklich gewünschte Funktion unbedingt erforderlich sind, erfolgen nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die weitere Verarbeitung richtet sich nach den oben beschriebenen DSGVO-Rechtsgrundlagen beziehungsweise den Weisungen des Firmenkunden. Für nicht erforderliche Zugriffe wäre eine gesonderte Einwilligung erforderlich.

Offline-Aufträge und Offline-Zeiten werden in einem verschlüsselten Bereich des Browsers abgelegt, den du mit einem Geräteschlüssel einrichtest. Verwende dafür nur geeignete Geräte und entferne lokale Daten vor einer Weitergabe des Geräts. Das Löschen des Browserspeichers kann noch nicht übertragene Eingaben unwiederbringlich entfernen.

Optionale Verbindungen und Benachrichtigungen

Externe Integrationen werden nicht allein durch einen Webseitenbesuch verbunden. Wenn dein Betrieb einen externen Dienst verbindet oder Daten dorthin exportiert, sind zusätzlich die Informationen dieses Anbieters maßgeblich. Vor einer Verbindung sind Anbieter, benötigte Berechtigungen und Zweck zu prüfen.

Eine gegebenenfalls freigeschaltete Web-Push-Funktion benötigt deine ausdrückliche Browserfreigabe. Dabei verarbeitet der Push-Dienst deines Browserherstellers eine Zustelladresse und technische Zustellinformationen. Je nach Browser können dabei andere Länder und Anbieter beteiligt sein. Ohne Freigabe wird kein Push-Abonnement eingerichtet; die Berechtigung lässt sich in den Browsereinstellungen widerrufen. Auf dem derzeitigen Server sind kein externer Kontaktabgleich und kein Web-Push-Versand eingerichtet.

Empfänger und Übermittlungen

Zugriff erhalten im erforderlichen Umfang der beauftragte Hostinganbieter sowie Personen, die bei Wiesnau Digital die Betreuung, Sicherheit oder Administration übernehmen. Bei Vertragsabwicklung können Steuerberatung, Banken oder gesetzlich berechtigte Behörden Empfänger sein, soweit dies im Einzelfall erforderlich ist. Der Firmenkunde legt die Benutzer und Berechtigungen in seinem Bereich fest. Für Supportzugriffe auf betriebliche Inhalte gelten die vereinbarten Weisungs- und Zugriffsregeln.

Für den hier beschriebenen Kernbetrieb wird kein außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ansässiger Cloud-Analyse- oder KI-Anbieter eingesetzt. Bei ausdrücklich verbundenen externen Diensten hängt eine Übermittlung in Drittländer von der konkreten Verbindung ab. Dafür müssen vor der Übermittlung die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sein, etwa durch einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien. Externe Links übermitteln erst bei ihrem Aufruf Daten an das aufgerufene Angebot.

Wie lange Daten gespeichert werden

Es gelten zunächst die oben angegebenen funktionsbezogenen Fristen. Andere eigene Kontakt- und Vertragsdaten speichern wir, solange sie für die Bearbeitung des Anliegens oder das Vertragsverhältnis erforderlich sind. Anschließend werden sie gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder erforderlichen Nachweise zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen. Für diese Nachweise begrenzen wir die weitere Nutzung auf den jeweiligen Zweck.

Betriebliche Inhalte werden nach den Weisungen des Firmenkunden und den vereinbarten Rückgabe- und Löschregeln verarbeitet. Die Deaktivierung eines Mitarbeiters oder die Stornierung eines Belegs ist keine vollständige Datenlöschung: betriebliche Dokumentation und Aufbewahrungspflichten können fortbestehen. Sicherungskopien haben eigene Aufbewahrungszyklen. Ein Löschauftrag muss deshalb auch Sicherungen berücksichtigen; bei einer Wiederherstellung sind bereits fällige Löschungen erneut umzusetzen. Lokale Offline-Kopien auf Kundengeräten verwaltet der Kunde.

Deine Rechte und Widerspruch

Du hast unter den gesetzlichen Voraussetzungen Anspruch auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18) sowie Datenübertragbarkeit (Art. 20). Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Zuordnung eines Anliegens können wir die erforderlichen Angaben zur Identitätsprüfung anfordern; bitte sende keine Passwörter.

Widerspruch nach Art. 21 DSGVO: Werden Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeitet, kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Wir verarbeiten dann nicht weiter, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe oder Erfordernisse zur Rechtsverfolgung entgegenstehen. Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung kannst du jederzeit ohne Begründung widersprechen.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort eines vermuteten Verstoßes. Für unseren Sitz ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen erreichbar: Postfach 221, 30002 Hannover; Telefon 0511 120-4500; E-Mail poststelle@lfd.niedersachsen.de.

Erforderliche Angaben und automatisierte Entscheidungen

Technische Verbindungsdaten sind für den Seitenaufruf erforderlich. Pflichtfelder sind in Formularen gekennzeichnet. Ohne die für einen Zugang oder Vertrag notwendigen Angaben können wir die jeweilige Leistung nicht bereitstellen. Weitere Angaben sind freiwillig. Es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO über die betroffene Person; insbesondere betreiben wir kein entsprechendes Profiling.

Einmalige kostenlose Testphase und Firmenregister

Firmenname, Anschrift, bestätigte E-Mail-Adresse und Beginn sowie Ende einer genutzten Testphase werden im zentralen Firmenregister festgehalten. Diese Angaben dienen dazu, den einmaligen kostenlosen Zeitraum zuzuordnen und eine Verlängerung durch erneute Registrierung zu verhindern. Namensgleichheit allein setzt verschiedene Firmen nicht gleich. Das Ende der Testphase löst keine automatische Zahlung aus.

Eigene Besucherstatistik

Mit Ihrer freiwilligen Einwilligung verwenden wir eine eigene Besucherstatistik, betrieben bei STRATO und ausschließlich für Andreas Wiesnau zugänglich. Erfasst werden Seitenpfade ohne URL-Parameter, Zeitpunkt, Herkunftsdomains und Herkunftskanäle, Geräteklasse, näherungsweise aktive Besuchsdauer sowie Klicks auf Telefon-, E-Mail- und WhatsApp-Links. Es werden keine Formularinhalte oder vollständigen IP-Adressen in der Statistik gespeichert. Eine zufällige Sitzungskennung gilt nur für die jeweilige Website und den Browser-Tab; nach 30 Minuten Inaktivität entsteht eine neue Sitzung. Die Entscheidung wird für höchstens 180 Tage im lokalen Browserspeicher gespeichert. Messereignisse werden nach spätestens 90 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über „Besucherstatistik“ unten auf der Website ändern oder widerrufen. Ohne Zustimmung bleibt das Angebot nutzbar. Technische Hosting-Protokolle sind davon getrennt.

Ausführliche Hinweise zur eigenen Besucherstatistik