Vertrags­bedingungen.

1. Vertragspartner und Geltung

Vertragspartner ist Andreas Wiesnau, handelnd unter Wiesnau Digital, Im Heidewinkel 1, 49594 Alfhausen, Deutschland (nachfolgend „Anbieter“). Diese Bedingungen gelten für Verträge über Kollege mit Unternehmern im Sinne des § 14 BGB. Wer einen Betrieb vertritt, muss zum Abschluss und zu kostenpflichtigen Änderungen berechtigt sein.

Diese Fassung wird nur durch ausdrückliche Einbeziehung Bestandteil eines Vertrags. Ihr bloßer Aufruf oder ihre Veröffentlichung ändert bestehende Verträge nicht. Individuelle Vereinbarungen gehen vor. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geht bei datenschutzbezogenen Fragen diesen Bedingungen vor.

2. Angebot und Vertragsschluss

Die öffentliche Produktdarstellung ist eine Einladung zur Abgabe eines Angebots. Eine kostenlose Vormerkung begründet weder eine Zahlungspflicht noch ein Abonnement. Ein kostenpflichtiger Vertrag entsteht erst durch eine gesonderte verbindliche Bestellung und deren Annahme durch den Anbieter. Vor einer Bestellung werden ausgewählter Leistungsumfang, Gesamtpreis, Umsatzsteuer, Laufzeit und die einbezogenen Vertragsdokumente angezeigt oder in Textform mitgeteilt. Die Annahme und der vereinbarte Vertragsinhalt werden dem Kunden in Textform bestätigt. Vertragssprache ist Deutsch.

Die kostenlose Testregistrierung ermöglicht einmalig 14 Tage Zugang zum Grundpaket ab bestätigter Firmenregistrierung. Dafür sind weder eine Paketauswahl noch Zahlungsdaten oder ein Stripe-Checkout erforderlich. Beginn und Ende werden im Firmenbereich angezeigt. Nach Ablauf endet der Testzugang automatisch, ohne Abonnement und ohne Zahlungspflicht. Eine Kündigung des kostenlosen Tests ist nicht erforderlich. Die kostenpflichtige Weiterbenutzung erfordert eine gesonderte bewusste Paketbuchung; deren Leistungsumfang, Preis, Laufzeit und Beginn werden vor dem Abschluss angezeigt.

Zur Vermeidung wiederholter kostenloser Testphasen werden Firmenname, Anschrift, bestätigte E-Mail und die Testhistorie im Firmenregister gespeichert. Eine Wiederregistrierung verlängert den einmaligen Zeitraum nicht. Bereits gebuchte Verträge werden durch diese neue Fassung nicht automatisch geändert.

3. Leistung und Nutzung

Kollege wird als browserbasierte Software bereitgestellt. Maßgeblich sind das bei Vertragsschluss vereinbarte Grundpaket, die gebuchten Benutzerplätze und die jeweils zugeordneten Zusatzmodule. Der Kunde erhält für die Vertragsdauer das einfache, nicht übertragbare Recht zur vertragsgemäßen betrieblichen Nutzung durch seine berechtigten Benutzer. Die eigenen Daten und Inhalte des Kunden bleiben ihm zugeordnet; der Anbieter erhält daran nur die zur Vertragserfüllung benötigten Verarbeitungsrechte.

Das Grundpaket umfasst die grundlegende Firmen- und Benutzerverwaltung, Kunden, Lieferanten und Kontakte, Produkte und Dienstleistungen, Angebote und Aufträge, Zeiterfassung mit Zeitkonto, Rechnungserstellung einschließlich der vereinbarten XRechnung- und ZUGFeRD-Profile, Zahlungen, offene Posten, Mahnungen und die zugehörige Dokumentenablage. Zusatzmodule werden pro ausgewählter Person gebucht. Auch das enthaltene Benutzerkonto startet mit dem Grundpaket.

Internetzugang und ein unterstützter aktueller Browser sind Voraussetzung. Offline-Funktionen gelten nur für die ausdrücklich dafür vorgesehenen Abläufe. Der Anbieter hält die vertraglich vereinbarten Funktionen instand und stellt erforderliche Sicherheitsaktualisierungen bereit. Notwendige Wartung wird, soweit planbar, angekündigt. Eine bestimmte Verfügbarkeitsquote oder Reaktionszeit ist nur vereinbart, wenn sie ausdrücklich Bestandteil des Vertrags ist. Gesetzliche Rechte bei Ausfällen oder Mängeln bleiben bestehen.

4. Preise, Benutzer und Abrechnung

Der Standardtarif beträgt 20,00 Euro netto pro Firma und Monat einschließlich eines Benutzerkontos. Jeder weitere Benutzerplatz kostet 5,00 Euro netto pro Monat. Ein Zusatzmodul kostet 3,00 Euro netto pro Monat und zugeordneter Person, auch für das Benutzerkonto. Hinzu kommt die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer. Bei einem in Deutschland mit 19 % steuerpflichtigen Umsatz entsprechen diese Beträge 23,80 Euro, 5,95 Euro und 3,57 Euro brutto. Eine abweichende steuerliche Behandlung richtet sich nach den gesetzlichen Voraussetzungen.

Bei Wahl von 12 Monaten Mindestlaufzeit gilt ein Rabatt von 10 % auf Grundpaket, zusätzliche Benutzerplätze und Zusatzmodule: 18,00 Euro, 4,50 Euro beziehungsweise 2,70 Euro netto im Monat. Auch dieser Tarif wird monatlich bezahlt; es wird kein Jahresbetrag im Voraus fällig. Die Mindestlaufzeit beginnt erst mit dem in einer gesonderten kostenpflichtigen Buchung vereinbarten Beginn.

Erst mit einer gesonderten kostenpflichtigen Buchung beginnt der vereinbarte monatliche Abrechnungszeitraum des Abonnements. Grundpaket, zusätzliche Benutzerplätze und Zusatzmodule werden auf einer gemeinsamen Rechnung abgerechnet. Änderungen während eines bezahlten Zeitraums werden ab ihrem Wirksamwerden zeitanteilig berechnet; Nachbelastungen und Gutschriften werden mit der nächsten Rechnung verrechnet. Bei Stripe erfolgt die zeitanteilige Berechnung sekundengenau. Die kostenlose Testregistrierung begründet keine Abonnementkosten. Der jeweils gültige monatliche Preis wird vor der Bestätigung einer Buchung angezeigt. Eine bloße Anmeldung eines bereits gebuchten Benutzers löst keine neue Buchung aus. Ein deaktivierter Benutzer verliert den Zugang sofort; sein Benutzerplatz endet zur angezeigten nächsten monatlichen Vertragsgrenze des Platzes. Entfernte Zusatzmodule werden ab der wirksamen Entfernung nicht weiter berechnet. Eine Wiederaufnahme eines noch laufenden Benutzerplatzes erzeugt keinen zweiten Platz.

Rechnungen werden elektronisch bereitgestellt oder an die vereinbarte Rechnungsadresse versendet. Soweit im Einzelvertrag nichts anderes vereinbart wird, sind sie innerhalb von 14 Tagen nach Zugang zu bezahlen. Ein Lastschrifteinzug setzt ein gesondertes Mandat voraus. Es gelten die gesetzlichen Verzugsregeln. Eine Preiserhöhung bestehender Verträge erfolgt nicht allein durch Änderung dieser Webseite, sondern bedarf einer wirksamen gesonderten Vereinbarung.

5. Laufzeit und Kündigung

Der kostenlose Testzugang dauert 14 volle Tage ab dem angezeigten Beginn und endet automatisch. Er verlängert sich nicht kostenpflichtig. Testdaten werden nicht allein durch diesen Fristablauf unwiderruflich gelöscht. Erst eine gesonderte kostenpflichtige Buchung begründet die dabei gewählte Mindestlaufzeit von 3 oder 12 Monaten. Die Zahlung erfolgt in beiden Tarifen monatlich. Nach der Mindestlaufzeit verlängert sich der kostenpflichtige Vertrag jeweils um einen Monat, sofern er nicht vor Beginn der nächsten Periode gekündigt wird. Eine Kündigung während der Mindestlaufzeit wirkt zu deren Ende. Die Kündigung kann im Kundenbereich unter „Kostenübersicht → Vertrag kündigen“ oder in Textform, insbesondere per E-Mail an info@kollege-app.de, erklärt werden. Ein Grund ist nicht erforderlich. Zusätzliche Benutzerplätze können zum angezeigten Ende ihrer laufenden monatlichen Vertragsperiode beendet werden. Die vereinbarte Mindestlaufzeit des gebuchten Grundpakets bleibt dadurch unverändert.

Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt bestehen. Eine Kündigung darf nicht daran scheitern, dass ein App-Zugang gesperrt oder eine Funktion nicht erreichbar ist. Der Anbieter bestätigt den Zugang der Kündigung und den Beendigungszeitpunkt in Textform. Die Hinweise zu Kündigung und Widerruf erläutern die Kontaktmöglichkeiten.

6. Zusammenarbeit und sichere Verwendung

Der Kunde verwaltet seine Benutzer, Rollen und Freigaben und schützt Zugangsdaten vor unbefugter Nutzung. Er meldet Sicherheitsvorfälle und erkennbare Störungen möglichst zeitnah. Inhalte dürfen nur eingestellt werden, soweit dies rechtlich zulässig ist und die erforderlichen Rechte und Rechtsgrundlagen vorliegen. Eine Nutzung zur Schädigung oder zum unbefugten Zugriff auf andere Systeme ist unzulässig.

Kollege unterstützt betriebliche Abläufe. Der Kunde prüft seine Eingaben und fachlichen Ergebnisse, insbesondere Rechnungs-, Steuer- und Beschäftigtendaten. Eine Rechts- oder Steuerberatung ist nicht Vertragsgegenstand. Fachliche Warnungen können je nach Funktion bestätigt werden; gesetzlich notwendige Voraussetzungen und Sicherheitsprüfungen werden dadurch nicht aufgehoben. Der Anbieter bleibt für die vertragsgemäße technische Leistung verantwortlich.

7. Mängel, Haftung und Sperrung

Bei Mängeln und Schadensersatz gelten die gesetzlichen Vorschriften. Diese Bedingungen enthalten keine pauschale Beschränkung der gesetzlichen Haftung. Der Kunde sollte Fehler möglichst nachvollziehbar melden; dadurch werden seine gesetzlichen Rechte nicht eingeschränkt.

Bei einer konkreten Gefährdung der Sicherheit oder einer rechtswidrigen Nutzung kann der Anbieter erforderliche und verhältnismäßige Schutzmaßnahmen treffen. Soweit möglich, werden betroffene Kunden vorher informiert und erhalten Gelegenheit zur Abhilfe. Eine Einschränkung wird auf das notwendige Maß begrenzt und aufgehoben, sobald ihr Grund entfällt. Zahlungsbedingte Einschränkungen setzen die gesetzlichen Voraussetzungen voraus. Ein berechtigter Datenzugang und gesetzliche Wechselrechte bleiben zu berücksichtigen.

8. Datenschutz und Vertraulichkeit

Die Parteien behandeln vertrauliche Geschäfts- und Betriebsinformationen vertraulich und verwenden sie nur für den Vertrag. Gesetzliche Offenlegungspflichten bleiben unberührt. Für personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden gilt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung einschließlich ihrer Anlagen. Der Kunde muss sie vor einer solchen Verarbeitung wirksam mit dem Anbieter vereinbaren. Die Datenschutzhinweise erläutern zusätzlich die eigenen Verarbeitungen des Anbieters.

9. Datenexport, Anbieterwechsel und Vertragsende

Der Kunde kann einen Wechsel zu einem anderen Anbieter, die Übertragung auf eine eigene Infrastruktur oder die Löschung beauftragen. Eine Mitteilung an die im Impressum genannte Kontaktadresse genügt. Für einen Anbieterwechsel beträgt die Ankündigungsfrist höchstens zwei Monate. Soweit technisch möglich, wird der Wechsel früher ermöglicht; eine reguläre Kündigung nach Ziffer 5 bleibt unabhängig davon möglich.

Nach Ablauf der vereinbarten Ankündigungsfrist erfolgt die Übergangsphase ohne unnötige Verzögerung, grundsätzlich innerhalb von höchstens 30 Kalendertagen. Ist dies technisch nicht machbar, informiert der Anbieter innerhalb von 14 Arbeitstagen nach dem Wechselwunsch über die Gründe und einen alternativen Zeitraum von höchstens sieben Monaten. Der Kunde kann die Übergangsphase einmal um einen selbst gewählten Zeitraum verlängern. Während des Übergangs leistet der Anbieter angemessene Unterstützung, wahrt Sicherheit und Betriebskontinuität und informiert über bekannte Risiken. Der Kunde und sein neuer Anbieter wirken beim Empfang und Import der Daten mit.

Exportierbar sind die vom Kunden eingegebenen und bei seiner Nutzung entstandenen betrieblichen Daten einschließlich zugehöriger Metadaten, Dokumente, Anhänge und digitaler Inhalte: insbesondere Stamm-, Auftrags-, Zeit-, Planungs-, Material-, Geräte-, Rechnungs- und Zahlungsdaten sowie zugehörige Status- und Änderungsinformationen. Strukturierte Daten werden in gängigen maschinenlesbaren Formaten wie CSV oder JSON, Dokumente in ihrem gespeicherten Originalformat und vorhandene Rechnungen zusätzlich in den gespeicherten PDF- beziehungsweise XML-Formaten bereitgestellt. Umfang, Zuordnung und sichere Übergabe werden mit dem Kunden abgestimmt. Nicht zum Export gehören die Software selbst, geschützte interne Betriebsgeheimnisse oder fremde Kundendaten; diese Ausnahme darf den Wechsel nicht behindern.

Nach Abschluss der Übergangsphase besteht mindestens 30 Kalendertage die Möglichkeit zum Datenabruf. Nach erfolgreichem Wechsel endet der betroffene Dienstleistungsvertrag; der Anbieter informiert darüber. Nach Ende der Abruffrist beziehungsweise einem ausdrücklich bestätigten früheren Löschauftrag werden die zugehörigen Kundendaten und digitalen Inhalte vollständig gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen. Für Sicherungen gelten ergänzend die Löschregeln der Auftragsverarbeitung. Eine gewünschte andere Abfolge wird dokumentiert.

Für Wechsel und Datenexport verlangt der Anbieter keine gesonderten Wechsel- oder Datenausleitungsentgelte. Vereinbarte reguläre Nutzungsentgelte bis zum jeweiligen Vertragsende bleiben bestehen. Zwingende Rechte aus der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act), insbesondere zu Anbieterwechsel und Interoperabilität, bleiben unberührt.

10. Änderungen und anwendbares Recht

Vertragsänderungen bedürfen einer wirksamen Vereinbarung; Schweigen auf eine neue Webseitenfassung gilt nicht als Zustimmung. Es gilt deutsches Recht. Zwingend anwendbare gesetzliche Regelungen bleiben unberührt. Gerichtsstand und Zuständigkeit richten sich nach den gesetzlichen Vorschriften. Ist eine Bestimmung unwirksam, gelten an ihrer Stelle die gesetzlichen Regelungen; der übrige Vertrag bleibt davon unberührt.